Muchas personas se sienten impedidas para manejar su tiempo eficientemente, esto se ve más que todo en el ámbito laboral. Los motivos pueden ser: incertidumbre ante los objetivos planteados, dificultad en priorizar las tareas, no tener conciencia acerca de cómo distribuir el tiempo para cumplir con los compromisos, entre otras.

En la oficina ocurren muchas situaciones que obstaculizan el manejo efectivo del tiempo. Ejemplo de esto: El uso del teléfono celular, Facebook y chat, visitas no programadas, entre otros.

Una forma muy común de desperdiciar el tiempo, es cuando no hay organización dentro del área de trabajo. El escritorio debe estar libre de papeles y materiales que no tengan que ver con la tarea o función específica. Los materiales y equipos de oficina deben estar al alcance, para no desperdiciar tiempo valioso buscando: bolígrafos, grapadoras, lápices, tijeras, hojas, clips ext.

Para tener un adecuado manejo del tiempo en la oficina, se debe establece un programa de revisión constante donde se puedan aplicar métodos como: Trabajar en un área donde no haya distractor, tomar descansos breves para relajar la presión del día, rotar las actividades que estén relacionadas en una determinada tarea, así se mantiene la motivación y concentración.

Lineamientos para el manejo efectivo del tiempo en la oficina

Dedicar un breve espacio de tiempo para analizar los objetivos del día. Este tiempo nos va a permitir estructurar cómo y cuándo realizar las tareas programadas. Dándole prioridad a las que son realmente importantes y dejando a un segundo plano las que no.

Elaborar un listado de tareas pendientes. Listar los asuntos pendientes facilita la concentración en cada acción, es decir, no tenemos, sino que buscar en la lista el paso que sigue. Además, esta técnica ofrece una visión general y resumida de los planes y objetivos.

Dar prioridad a los objetivos inmediatos. No basta con listar y agendar las tareas. Es necesario tener presente cómo y cuándo se ejecutarán, reservando ese espacio-tiempo para esta actividad. De esta forma se evitará la procrastinación o sufrir interferencias durante su desarrollo.

Dividir en módulos los proyectos más difíciles. Es común que cuando se presentan tareas complejas, estos se dejen de lado y se empiece por los más sencillos, pero menos importantes. Para ello, lo mejor es segmentar las tareas en objetivos más pequeños y asumibles, para poder ir llevándolos a término paso a paso.

Delegar para mejorar la efectividad. En el entorno laboral, el error que mayormente comenten los supervisores, gerentes y directivos es pensar que, si ellos se dedican personalmente a un determinado proyecto, se ejecutará más rápido que delegarlo a otra persona. En un periodo de entrenamiento, se entiende que esto pueda pasar, pero ya a mediano plazo el empoderamiento supone un gran ahorro de horas y esfuerzo.

Debido descanso no es perder el tiempo. Las pausas para descansar, o salir a almorzar durante el día de trabajo, no es malgastar el tiempo. Es más, está comprobado realizar descansos de unos minutos cada dos horas ayuda al cerebro a reponerse.

Analizar cómo se pierde el tiempo y qué medidas tomar. Para superar los malos hábitos en la gestión del tiempo, lo mejor es diagnosticar en qué se malgasta: ¿muchas interrupciones? ¿Se revisa el correo con demasiada frecuencia? ¿Poca concentración en una actividad más de dos minutos seguidos?… Una vez que se identifica la falla, se puede adoptar por soluciones específicas.